Algemene voorwaarden: wanneer zijn ze eigenlijk geldig?

Algemene voorwaarden zijn voor veel ondernemingen een belangrijk onderdeel van hun contracten. Ze bevatten standaardafspraken over bijvoorbeeld betaling, aansprakelijkheid, levering, garantie en geschillen.

Maar het enkele bestaan van algemene voorwaarden betekent nog niet dat u zich er ook daadwerkelijk op kunt beroepen. Vooral wanneer en hoe u de voorwaarden aan uw klant verstrekt, is belangrijk.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden bevatten afspraken die u bij meerdere overeenkomsten gebruikt. Denk aan bepalingen over betalingstermijnen, levertijden, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud en wat er gebeurt wanneer partijen een geschil krijgen. Specifieke afspraken over één concrete opdracht horen meestal juist in de offerte of overeenkomst zelf.

Voor ondernemers kunnen goede algemene voorwaarden duidelijkheid geven én discussie achteraf voorkomen.

Uw klant moet weten dat de voorwaarden gelden

Wilt u algemene voorwaarden onderdeel laten zijn van een overeenkomst, dan moet u de klant vóór of bij het sluiten van die overeenkomst duidelijk maken dat u de voorwaarden gebruikt. Alleen ergens onderaan uw website algemene voorwaarden plaatsen is daarom niet automatisch voldoende.

In een offerte kunt u bijvoorbeeld opnemen:

“Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van Van Loon Advocaten van toepassing.”

De klant hoeft de voorwaarden volgens KVK niet daadwerkelijk te hebben gelezen. Wel moet hij vóór het sluiten van de overeenkomst weten dat ze van toepassing zijn en de mogelijkheid hebben gehad ze te bekijken.

Geef de voorwaarden op tijd

Een tweede belangrijk punt is dat de wederpartij de voorwaarden moet kunnen inzien en bewaren.

Dat kan bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden:

• als bijlage bij een offerte te sturen;
• als pdf bij een e-mail mee te sturen;
• vóór het sluiten van een online overeenkomst beschikbaar te stellen op een manier waarop ze kunnen worden opgeslagen.

Voor overeenkomsten met consumenten benadrukt de ACM dat de voorwaarden vóór of bij de koop moeten worden aangeboden en dat de consument ze moet kunnen lezen en bewaren. Worden ze pas ná het sluiten van de overeenkomst verstrekt, dan kan dat ertoe leiden dat de voorwaarden vernietigbaar zijn.

Praktisch gezien is daarom een zin als “Onze algemene voorwaarden vindt u op onze website” vaak minder zorgvuldig dan de voorwaarden daadwerkelijk bij de offerte of overeenkomst meesturen.

Een akkoord op de offerte kan voldoende zijn

De klant hoeft niet onder iedere pagina van uw algemene voorwaarden een handtekening te zetten.

Wanneer u vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk naar de voorwaarden verwijst, ze correct beschikbaar stelt en de klant vervolgens akkoord gaat met de overeenkomst, kunnen de voorwaarden onderdeel van die overeenkomst worden. KVK benadrukt daarbij dat zowel het kenbaar maken van het bestaan van de voorwaarden als de mogelijkheid om ze vooraf te lezen belangrijk is.

U kunt niet zomaar alles opnemen

Ook wanneer algemene voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard, betekent dat niet dat iedere bepaling automatisch standhoudt.

Vooral bij overeenkomsten met consumenten bestaan wettelijke grenzen. Zo kent de wet een zogenoemde zwarte lijst met bepalingen die als onredelijk worden aangemerkt en een grijze lijst met bepalingen waarvan wordt vermoed dat ze onredelijk zijn.

Bij zakelijke overeenkomsten geldt meer contractsvrijheid, maar ook daar kunnen bepalingen onder omstandigheden juridisch problematisch zijn. Kleine ondernemers kunnen bovendien in bepaalde situaties bescherming krijgen die lijkt op consumentenbescherming, de zogenoemde reflexwerking.

Zakelijke en particuliere klanten vragen soms om verschillende voorwaarden

Levert uw onderneming zowel aan bedrijven als aan consumenten? Dan kan het verstandig zijn om niet automatisch exact dezelfde algemene voorwaarden voor beide groepen te gebruiken.

Consumenten worden wettelijk sterker beschermd. KVK wijst er daarom op dat twee verschillende sets voorwaarden praktisch kunnen zijn wanneer u zowel zakelijke als particuliere klanten bedient.

Dat voorkomt bijvoorbeeld dat een bepaling die in een zakelijke relatie verdedigbaar is, ongeschikt blijkt voor een consumentenovereenkomst.

Algemene voorwaarden moeten bij uw onderneming passen

Algemene voorwaarden van een ander bedrijf kopiëren is geen goede strategie. Behalve mogelijke auteursrechtelijke problemen kunnen daarin bepalingen staan die niet bij uw onderneming passen, terwijl belangrijke onderwerpen juist ontbreken. KVK adviseert daarom voorwaarden af te stemmen op uw eigen dienstverlening en branche.

Voor veel ondernemingen zijn onderwerpen relevant zoals:

betaling · levering · aansprakelijkheid · overmacht · intellectueel eigendom · beëindiging · eigendomsvoorbehoud · geschillen

Welke bepalingen daadwerkelijk nodig zijn, hangt af van de onderneming.

Controleer ook uw bestaande voorwaarden

Een set voorwaarden hoeft niet jarenlang ongewijzigd te blijven.

Uw dienstverlening kan veranderen, u kunt nieuwe klantgroepen krijgen en ook wet- en regelgeving kan wijzigen. De ACM adviseert ondernemers daarom hun voorwaarden regelmatig te laten controleren.

Hetzelfde geldt wanneer u nieuwe diensten introduceert of internationaal gaat werken.

Goede voorwaarden zijn pas nuttig als u ze goed gebruikt

De inhoud van algemene voorwaarden is belangrijk, maar de manier waarop u ze gebruikt minstens zozeer.

Een zorgvuldig proces ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Offerte versturen → verwijzen naar algemene voorwaarden → voorwaarden meesturen → klant akkoord → overeenkomst sluiten

Daarmee verkleint u de kans dat later discussie ontstaat over de vraag of de voorwaarden überhaupt onderdeel van de overeenkomst zijn geworden.

Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?
Van Loon Advocaten helpt ondernemers bij het opstellen en beoordelen van contracten en algemene voorwaarden die passen bij hun onderneming.