Ontslag van een werknemer: waar moet u als werkgever op letten?

Een werknemer ontslaan is juridisch vaak complexer dan ondernemers verwachten. In Nederland mag een werkgever een werknemer niet zomaar ontslaan: er moet een redelijke grond zijn en in veel gevallen moet het ontslag worden getoetst door UWV of de kantonrechter.

Welke route passend is, hangt onder meer af van de reden voor het ontslag, het type arbeidsovereenkomst en de omstandigheden van de werknemer.

Zorg eerst dat de ontslaggrond duidelijk is

De reden voor het ontslag bepaalt in belangrijke mate welke procedure gevolgd moet worden.

Bij bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid loopt de ontslagprocedure in beginsel via UWV. Voor andere ontslaggronden, zoals disfunctioneren of een ernstig verstoorde arbeidsrelatie, is doorgaans de kantonrechter aan zet.

Daarom is het verstandig om niet te beginnen bij de vraag “hoe krijgen we deze werknemer uit dienst?”, maar bij de vraag: wat is er precies aan de hand en kunnen we dat voldoende onderbouwen?

Een goed dossier kan doorslaggevend zijn

Met name bij ontslag wegens onvoldoende functioneren is een zorgvuldig opgebouwd dossier belangrijk. Een werknemer moet in beginsel duidelijk weten wat er niet goed gaat en een reële mogelijkheid krijgen om het functioneren te verbeteren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• concrete gespreksverslagen;
• duidelijke feedback;
• afspraken over verbetering;
• evaluatiemomenten;
• relevante correspondentie;
• ondersteuning of scholing die is aangeboden.

Een paar negatieve e-mails vlak voordat ontslag wordt overwogen, vormen zelden een sterke basis voor een goed onderbouwd traject.

Controleer of een opzegverbod geldt

Ook wanneer er een ontslaggrond lijkt te bestaan, kan ontslag tijdelijk niet mogelijk zijn door een wettelijk opzegverbod. Bij ziekte geldt bijvoorbeeld doorgaans gedurende de eerste twee jaar een ontslagverbod. Bij een UWV-aanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid moet de werkgever onder meer aantonen dat dit opzegverbod is verstreken en dat herplaatsing is onderzocht.

Het is daarom belangrijk om vóór iedere ontslagstap te controleren of bijzondere bescherming van toepassing is.

Onderzoek of herplaatsing mogelijk is

Bij veel ontslaggronden moet worden onderzocht of de werknemer binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst in een andere passende functie.

Dat betekent dat een werkgever niet alleen kijkt naar de huidige functie, maar ook naar beschikbare of mogelijk beschikbare werkzaamheden binnen de organisatie. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid vraagt UWV bijvoorbeeld expliciet om informatie waaruit blijkt welke herplaatsingsinspanningen zijn gedaan.

Beëindiging met wederzijds goedvinden

Niet ieder ontslag hoeft via UWV of de rechter te lopen. Werkgever en werknemer kunnen ook gezamenlijk afspraken maken over beëindiging van de arbeidsovereenkomst in een schriftelijke beëindigingsovereenkomst, vaak een vaststellingsovereenkomst genoemd.

Daarin kunnen bijvoorbeeld afspraken staan over:

• de einddatum;
• vrijstelling van werkzaamheden;
• openstaande vakantiedagen;
• een vergoeding;
• bedrijfseigendommen;
• concurrentie- of relatiebedingen;
• finale kwijting.

De werknemer heeft na het sluiten van een overeenkomst tot beëindiging met wederzijds goedvinden in beginsel 14 dagen bedenktijd. Als de werkgever niet schriftelijk op die bedenktijd wijst, wordt die termijn 21 dagen.

Houd rekening met de transitievergoeding

Wanneer het initiatief voor beëindiging bij de werkgever ligt, heeft een werknemer in veel gevallen recht op een transitievergoeding. Dat geldt doorgaans ook wanneer een tijdelijk contract op initiatief van de werkgever niet wordt verlengd.

De vergoeding wordt onder andere bepaald door het maandsalaris en de duur van het dienstverband. Sinds 2020 wordt de transitievergoeding vanaf de eerste dag van de arbeidsovereenkomst opgebouwd.

Voor werkgevers is het daarom verstandig om de financiële gevolgen van een ontslag vooraf mee te nemen in de besluitvorming.

Wees voorzichtig met ontslag op staande voet

Ontslag op staande voet beëindigt een arbeidsovereenkomst direct en is bedoeld voor situaties met een dringende reden. Omdat de gevolgen groot zijn, kan een werknemer de kantonrechter vragen het ontslag te vernietigen of een vergoeding toe te kennen.

Wie deze route overweegt, doet er daarom goed aan zeer zorgvuldig te handelen en de reden direct en duidelijk kenbaar te maken.

Een zorgvuldige voorbereiding voorkomt problemen

Een ontslagtraject bestaat uit meer dan het voeren van één lastig gesprek. De ontslaggrond, het dossier, eventuele opzegverboden, herplaatsing, de juiste procedure en financiële gevolgen moeten op elkaar aansluiten.

Overweegt u het dienstverband van een werknemer te beëindigen?
Van Loon Advocaten helpt werkgevers om de juridische positie in kaart te brengen en een passende aanpak te bepalen.